Cómo crear una plantilla para hacer tu inventario en Excel en 3 pasos

En un post anterior vimos cómo se puede utilizar el código de barras para poder hacer un recuento de inventario con Microsoft Excel o Calc pero vamos a ver cómo podemos utilizar un libro de Excel para hacer el inventario de nuestra tienda o almacén en el caso de no disponer de códigos de barras o del lector correspondiente.

Puede ser porque el tipo de producto con el que trabajamos no esté codificado con códigos de barras (hay más productos sin código de barras de los que uno pueda pensar en un primer momento) o porque en el día a día no utilicemos de forma habitual esta información para la gestión de nuestro negocio (para cobrar los productos, por ejemplo, como en las tiendas de ropa o en los supermercados) que no tengamos archivada la información de los códigos de barras asociados a nuestros productos y no los podamos aprovechar para hacer un inventario en Excel utilizando el lector de códigos de barras; también puede darse el caso de que, aun teniendo la información, no nos sea de utilidad para realizar un recuento de inventario; para estos casos, también podemos utilizar Microsoft Excel para hacer un recuento de inventario que sea mucho más efectivo y con menos margen de error que si lo hacemos bolígrafo en mano.

Plantilla Excel para inventario

La verdad es que hacer el inventario de nuestra tienda o almacén en Excel con una plantilla adecuada nos dará bastantes ventajas con respecto a hacerlo de forma manual, sin un documento específico para hacer inventario o con algún otro método menos adecuado. Por ejemplo:

  • Reducimos la probabilidad de error al eliminar los apuntes manuales
  • Podemos hacer cálculos y estadísticas con respecto a los resultados de forma fácil
  • Disponemos de los datos en un formato que se puede almacenar, compartir e integrar de forma sencilla

Para crear una plantilla de inventario para Excel sin incorporar los códigos de barras, aplicaremos los mismos criterios que en la mayoría de recuento de inventarios. Primero estableceremos una parte del documento donde iremos haciendo los recuentos teniendo en cuenta que podemos encontrar un mismo producto en diferentes sitios, de manera que los recuentos de un mismo producto podrán darse más de una vez.

Primera parte plantilla inventario Excel

Primera parte del documento Excel, el espacio para los recuentos

Por otra parte, dedicamos una parte del documento al listado de todos nuestros productos donde iremos añadiendo las cantidades recontadas de manera que tengamos continuamente un listado de inventario completo en base a lo que hemos recontado, teniendo en cuenta que deben aparecer todos nuestros productos: los contados y los que no tienen existencia.

Segunda parte plantilla inventario Excel

Segunda parte del documento Excel, el listado completo de inventario

Una vez que tenemos las dos partes del documento contempladas, el funcionamiento en cuanto al cálculo es muy sencillo y consta de tres pasos:

 

PASO 1: Actualizar el listado completo de inventario

Introducimos en forma de listado todos nuestros productos en el listado de inventario completo de nuestro documento de Excel, en este caso, en las columnas con colores verdes. Lo ideal es que cada producto vaya identificado por un código que nos permita una gestión más fácil de nuestras existencias. Para este dato hemos reservado la columna E (CÓDIGO DE PRODUCTO) y la descripción del mismo, que nos va a servir para identificar inequívocamente el producto, la situaríamos en la columna F (DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO).

 

PASO 2: Realizar y anotar el recuento

En el espacio dedicado a los recuentos, la zona de color azul, indicamos el código de cada producto que contamos (en la columna A: CÓDIGO DE PRODUCTO) y anotamos la cantidad que hayamos contado en la columna B (UNIDADES). Al indicar el código de producto en la columna A nos aparecerá inmediatamente en la columna C la descripción correspondiente al código que acabamos de indicar; esta información nos tiene que servir para verificar que realmente estamos indicando el código del producto que efectivamente estamos contando en ese momento y ver que no hay ningún error de recuento que pueda alterarnos el inventario.

 

PASO 3: Obtener el listado final de inventario

Realmente, este no es un paso en el que haya que hacer nada ya que el listado final de inventario se va generando mientras realizamos el recuento pero no está de más llevarnos una copia del resultado final a un nuevo documento; para hacerlo no tenemos más que seleccionar las columnas E, F y G y copiar toda su información en un nuevo documento. Con esto tendremos un listado final de inventario listo para imprimir, revisar, compartir, enviar o analizar.

En cuanto a las fórmulas necesarias para hacer esta plantilla, sólo he utilizado un par de ellas: BUSCARV y SUMAR.SI. La primera, BUSCARV, se utiliza en la columna C para hacer que aparezca la descripción del producto al teclear el código en la columna A. Lo que hace la fórmula es buscar el valor de la columna A (el código del producto) en la matriz que forman las columnas E y F (en el listado completo de códigos de todos nuestros productos) y devolvernos el valor de la columna F para cada coincidencia de código.

Fórmula BUSCARV Excel

La segunda fórmula SUMAR.SI la he utilizado en la columna G (UNIDADES TOTALES INVENTARIADAS) para sumar todas las unidades indicadas en la columna B para un mismo código de producto, es decir, es la fórmula que nos permite agrupar todos los recuentos de un mismo producto en una sola celda.

Fórmula SUMARSI Excel

Espero que con esta pequeña guía hagáis vuestras propias plantillas para hacer inventario sin código de barras pero, de todas formas, si queréis el documento para trabajar en Excel o en OpenOffice Calc, pasaros por mi nuevo blog y suscribiros, así, desde allí, os la hago llegar por email: http://josepjurado.com/como-hacer-inventario-en-excel-con-codigo-de-barras-paso-paso/. ¡Gracias!

Bio Josep Jurado

Josep Jurado es Ingeniero Aeronáutico y licenciado en Administación y Dirección de Empresas. Experto en incorporar las nuevas tecnologías a los negocios evitando complicaciones a las compañías. Colabora con cualquier empresa o profesional autónomo que lo solicite para ayudarle a incorporar diversos tipos de herramientas tecnológicas que mejoren la productividad de su negocio y actúa como quitanieves en proyectos tecnológicos estancados.

22 comments on “Cómo crear una plantilla para hacer tu inventario en Excel en 3 pasos”

  1. Nathali Villalobos

    Buenos días Josep. Estoy interesada en tu plantilla ya que necesito algo parecido a lo que planteas, pero me gustaría poder ver el archivo para comprenderlo mejor. Muchas gracias

  2. agustin

    Buenas tardes: me puedes enviar la plantilla para llevar inventario con escaner de codigos de barras

  3. goyi

    Gracias por tu plantilla y tu explicacion.pero no me deja introducir la formula. Err 501

  4. oscar

    hola josep me gusto lo que realizaste por favor me podrias enviar la plantilla ya que me va a ser de mucha ayuda gracias sigue haciendo otros trabajos

  5. Ricardo Tencle

    HOLA ME INTERESA MUCHO TU PLANTILLA, ME LA PODRIAS ENVIAR, YA QUE LA QUICE HACER Y ME SALE ERROR

  6. Pingback: Cómo hacer inventario en Excel con código de barras paso a paso - Josep Jurado

  7. David

    Bon dia Josep, acabo de descubrir el teu blog i m’ha faltat temps per subscriure’m. T’agrairia em fessis arribar la plantilla.

  8. Denees Naim

    Hola Josep,

    Junto con saludar, queria saber si es posible que me envies el archivo excel con el fin de entender y obtener conocimiento para adaptarlo de la mejor manera a mi negocio, ya que en parte es lo que busco.
    Te comento que tengo un Cafe, en el cual manejo bastantes productos, por lo que mi inventario es bastante grande y la rotación de este también. Estoy tratando de automatizar este con el fin de llevar un mejor control sobre el, para disminuir la merma y todo lo que eso lleva de la mano.

    Un saludo, gracias!

  9. TONI

    HOLA JOSEP TE AGRADECERIA QUE ME ENVIARAS TU PLANTILLA, PIENSO QUE ME SERÁ DE MUCHA AYUDA. SALUDOS

  10. Luis Miguel

    Te agradecería que me enviases el fichero

    Salu2

  11. Vick

    Hola Josep, podrías enviarme tu plantilla, me sería de mucha ayuda. Te agradezco de antemano. saludos!

  12. Yeimmy Ramirez

    Hola buen dia megustaria que por favor me ayudaras con el archivo me parece una herramienta muy buena para mi negocio.

  13. pao

    Hola Me puedes enviar la planilla me aparece error please please!! o si alguien la tiene me la envia .. para comprenderla

  14. Naydu Maya

    favor enviarme la plantilla para un inventario de mas de 10.000 articulos

  15. javier

    Buenos días, seria posible obtener la plantilla para poder probarla en mi negocio? Muchas gracias

  16. maricruz

    Hola me podrias enviar la plantilla y el programa a mi correo me urge y me interesa mucho

  17. yaqui

    Hola me interesa ver a mas detalle su plantilla,Gracias por compartirla SALUDOS DE PERÚ :)

  18. Josep Jurado

    ¡Muchas gracias por vuestros comentarios y por visitar botiguersonline.com!

  19. AnaPilar

    ¡Hola Josep! ¿puedes enviarme tu plantilla? Muchas gracias.