Com crear una plantilla per fer el teu inventari a l’Excel en 3 passos

En un post anterior vam veure com es pot utilitzar el codi de barres per poder fer un recompte d’inventari amb Microsoft Excel o Calc però veurem com podem utilitzar un llibre d’Excel per fer l’inventari de la nostra botiga o magatzem en el cas de no disposar de codis de barres o del lector corresponent.

Pot ser perquè el tipus de producte amb el qual treballem no estigui codificat amb codis de barres (hi ha més productes sense codi de barres dels que podem pensar en un primer moment) o perquè en el dia a dia no utilitzem de forma habitual aquesta informació per a la gestió del nostre negoci (per cobrar els productes, per exemple, com a les botigues de roba o als supermercats) que no tinguem arxivada la informació dels codis de barres associats als nostres productes i no els podem aprofitar per fer un inventari a l’Excel utilitzant el lector de codis de barres; també es pot donar el cas que, tot i tenir la informació, no ens sigui d’utilitat per realitzar un recompte d’inventari; per a aquests casos, també podem utilitzar Microsoft Excel per fer un recompte d’inventari que sigui molt més efectiu i amb menys marge d’error que si el fem manualment.

Plantilla Excel per a inventari

La veritat és que fer l’inventari de la nostra botiga o magatzem en Excel amb una plantilla adequada ens donarà força avantatges respecte a fer-ho de forma manual, sense un document específic per fer inventari o amb algun altre mètode menys adequat. Per exemple:

  • Reduïm la probabilitat d’error en eliminar els apunts manuals
  • Podem fer càlculs i estadístiques pel que fa als resultats de forma fàcil
  • Disposem de les dades en un format que es pot emmagatzemar, compartir i integrar de forma senzilla

Per crear una plantilla d’inventari per Excel sense incorporar els codis de barres, aplicarem els mateixos criteris que en la majoria de recompte d’inventaris. Primer establirem una part del document on anirem fent els recomptes tenint en compte que podem trobar un mateix producte en diferents llocs, de manera que els recomptes d’un mateix producte poden donar-se més d’una vegada.

Primera part plantilla inventari Excel

Primera part del document Excel, l’espai per als recomptes

D’altra banda, dediquem una part del document a la llista de tots els nostres productes on anirem afegint les quantitats recomptades de manera que tinguem contínuament una llista d’inventari complet en base al que hem recomptat, tenint en compte que han d’aparèixer tots els nostres productes: els comptats i els que no tenen existència.

Segona part plantilla inventari Excel

Segona part del document Excel, el llistat complet d’inventari

Un cop tenim les dues parts del document contemplades, el funcionament pel que fa al càlcul és molt senzill i consta de tres passos:

 

PAS 1: Actualitzar el llistat complet d’inventari

Introduïm en forma de llistat tots els nostres productes en el llistat d’inventari complet del nostre document d’Excel, en aquest cas, en les columnes amb colors verds. L’ideal és que cada producte vagi identificat per un codi que ens permeti una gestió més fàcil de les nostres existències. Per aquesta dada hem reservat la columna E (CODI DE PRODUCTE) i la descripció del mateix, que ens servirà per identificar inequívocament el producte, la situaríem a la columna F (DESCRIPCIÓ DEL PRODUCTE).

 

PAS 2: Realitzar i anotar el recompte

A l’espai dedicat als recomptes, la zona de color blau, indiquem el codi de cada producte que comptem (a la columna A: CODI DE PRODUCTE) i anotem la quantitat que haguem comptat a la columna B (UNITATS). En indicar el codi de producte a la columna A ens apareixerà immediatament a la columna C la descripció corresponent al codi que acabem d’indicar; aquesta informació ens ha de servir per verificar que realment estem indicant el codi del producte que efectivament estem explicant en aquest moment i veure que no hi ha cap error de recompte que pugui alterar l’inventari.

 

PAS 3: Obtenir el llistat final d’inventari

Realment, aquest no és un pas en el qual s’hagi de fer res ja que el llistat final d’inventari es va generant mentre realitzem el recompte però no està de més portar una còpia del resultat final a un nou document; per fer-ho no tenim més de seleccionar les columnes E, F i G i copiar tota la seva informació en un nou document. Amb això tindrem un llistat final d’inventari llest per imprimir, revisar, compartir, enviar o analitzar.

Pel que fa a les fórmules necessàries per fer aquesta plantilla, només he utilitzat un parell d’elles: BUSCARV i SUMAR.SI. La primera, BUSCARV, s’utilitza en la columna C per fer que aparegui la descripció del producte al teclejar el codi a la columna A. El que fa la fórmula és buscar el valor de la columna A (el codi del producte) en la matriu que formen les columnes E i F (en el llistat complet de codis de tots els nostres productes) i retornar el valor de la columna F per a cada coincidència de codi.

Fòrmula BUSCARV Excel

La segona fórmula SUMAR.SI l’he utilitzat en la columna G (UNITATS TOTALS inventariades) per sumar totes les unitats indicades a la columna B per a un mateix codi de producte, és a dir, és la fórmula que ens permet agrupar tots els recomptes d’un mateix producte en una sola cel·la.

Fòrmula SUMAR.SI Excel

Espero que amb aquesta petita guia feu les vostres pròpies plantilles per fer inventari sense codi de barres però, de tota manera, si voleu la plantilla per fer inventari en Excel que he utilitzat per aquest post, només heu de subscriure-us al blog o deixar un comentari i us la envio per correu electrònic immediatament.

Bio Josep Jurado

Josep Jurado és Enginyer Aeronàutic i llicenciat en Administració i Direcció d'Empreses. Expert en incorporar les noves tecnologies als negocis evitant complicacions a les companyies. Col·labora amb qualsevol empresa o professional autònom que ho demani per ajudar-los a incorporar diversos tipus d'eines tecnològiques que millorin la productivitat del seu negoci i actua com a dinamitzador en projectes tecnològics estancats.